Ein Klassiker der administrativen Tätigkeiten im Schulalltag mit dem Lehrer*innen häufig konfrontiert werden, ist die Organisation von Schulveranstaltungen: Im besten Fall beschränkt sich dies auf einen Klassenbeitrag zur Schulveranstaltung und lässt sich sinnvoll in den Unterrichtsplan integrieren, im schlimmsten Fall wird jedoch die komplette Organisation der Schulveranstaltung geerbt – selbstverständlich on top zu den ohnehin schon umfangreichen Aufgaben von Lehrer*innen.
Zusatzaufgabe: Schulfest organisieren
Jeder, der bereits einmal mit einer solchen Aufgabe betraut war, weiß: Die Herausforderungen der Organisation von Schulveranstaltungen können sich als vielschichtig erweisen. Es sind komplexe Projekte, die eine sorgfältige Planung und Koordination erfordern. Sie lassen sich – sofern ein gewisser Anspruch an eine gelungene Veranstaltung besteht – nicht ohne Weiteres noch nebenher organisieren. Dies ist jedoch im Schulalltag eine wesentliche Herausforderung: Lehrkräfte haben häufig ohnehin schon begrenzten Ressourcen, die eigentlich dem Unterricht zugutekommen sollten. Weitere Ressourcen für die Organisation einer Schulveranstaltung einsetzen zu müssen, scheint unmöglich. Ein Weg, mit diesem Dilemma fertig zu werden, ist ein möglichst strukturiertes Vorgehen, um die Organisation so effizient wie möglich zu gestalten.
Praxisbeispiel
Hanna Schwarz hat vor 2 Jahren ihre Stelle als Grundschullehrerin in einer 80%-Stelle angetreten. Neben ihrer Hauptaufgabe als Klassenlehrerin ist sie zudem mit der Materialverwaltung der Schule und der Pausenaufsicht betraut. Mit ihren Aufgaben ist sie im Berufsalltag gut ausgelastet. Aufgrund des Ausfalls des langjährigen Organisators des alljährlichen Schulfests zum Schuljahresabschluss erhält Hanna die Aufgabe, das diesjährige Schulfest zu organisieren, eine ganztägige Veranstaltung mit Beiträgen von den jeweiligen Klassen und kulinarischer Verpflegung durch den Quartierverein. In ihrem ersten Jahr an der Grundschule hat Hanna das Fest krankheitsbedingt verpasst und kennt den Ablauf entsprechend nur vom Hörensagen. Ihre Vorgesetzte, die sie mit der Aufgabe betraut hat, ist es gewöhnt, die Aufgabe der Organisation des Schulfests nurmehr pro forma und ohne viele Details ihrem langjährigen Ansprechpartner zu übergeben und versorgt Hanna entsprechend kaum mit Details zur Organisation und ihren Erwartungen an die Veranstaltung. Mit dem näherrückenden Termin wird Hanna zusehends nervös. Sie klagt ihrer Kollegin Simone ihr Leid:
«Mir fehlt die Erfahrung mit der Organisation einer so grossen Sache, mir fehlt die Zeit und mir fehlen die genauen Informationen, was von mir eigentlich erwartet wird. Ich weiss gar nicht, wo ich anfangen soll»
Es gibt zahlreiche Aspekte, die eine erfolgreiche Organisation eines Schulfests gefährden können, wie unklare Zuständigkeiten, ungenaue Zeitpläne und mangelnde Kommunikation. Dies gilt besonders dann, wenn es sich bei der Organisation um eine Nebentätigkeit handelt und nicht um die Hauptbeschäftigung der Organisator*innen. Insbesondere zu Beginn der Karriere ist eine Überlastung durch derartige Sonderaufgaben, die nicht durch jahrelange Erfahrung aufgefangen werden können, beinahe vorprogrammiert.
Methoden aus dem Projektmanagement unterstützend einbringen
Was Lehrer*innen neben ihrer Kernkompetenz Unterrichten noch zusätzlich bewältigen müssen, machen andere als Hauptbeschäftigung: Effizientes und effektives Organisieren von Projekten. Per Definition sind Projekte zeitlich begrenzte Vorhaben, die durchgeführt werden, um ein spezifisches Ziel zu erreichen. Sie zeichnen sich durch ihre klare Abgrenzung von anderen Aktivitäten aus und umfassen eine definierte Anfangs- und Endzeit sowie eine eindeutige Zielsetzung. Projekte beinhalten typischerweise eine Vielzahl von Aufgaben, Ressourcen und Stakeholdern, die in einem strukturierten Projektmanagementprozess koordiniert werden. Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts wird durch die Erreichung der definierten Ziele, die Einhaltung des Zeitrahmens und des Budgets sowie die Zufriedenstellung der relevanten Interessengruppen bestimmt.
Erfolgreiches Projektmanagement ist wesentlich von einem strukturierten Vorgehen und insbesondere auch von einem erfahrenen und methodisch geschulten Projektleiter abhängig, nicht ohne Grund machen Projektleitende den ganzen Tag nichts anderes, als eben Projekte zu leiten. Zudem erfordert die Ausbildung in einer Projektmanagement-Methode ein erhebliches Mass an zeitlichem Aufwand. Es ist kaum realistisch und angesichts des eigentlichen Fokus von Lehrer*innen auch nicht zielführend, einen umfassenden Sonderaufwand zu betreiben, zumal Zeit im Schulalltag ohnehin ein knappes Gut ist.
Wesentliche Punkte für eine effiziente Organisation von Schulveranstaltungen
Das Team von preduck hat folgende zentrale Elemente identifiziert, die für die effektive und effiziente Organisation von Schulveranstaltungen wesentlich sind und diese auf einem Flowchart dargestellt. Zudem stellt es ein Workbook zur Verfügung, mit dem die Punkte weiter vertieft werden können:
Aufgabe klären: Kläre zunächst, was bis wann durch wen erledigt werden muss. Prüfe zudem, wer die Aufgabe noch erledigen könnte, solltest du selbst in Zeitnot kommen. Trau dich, dir selbst die Frage zu stellen, ob du neben dem ganzen Aufwand auch einen Vorteil aus der Übernahme der Aufgabe ziehen kannst.
Umfang klären: Ist die Aufgabe geklärt, solltest du dich an die Strukturierung der Aufgabe machen: Welche Kompetenzen bringst du bereits für die Erledigung der Aufgabe mit, was fehlt noch? Versuche zudem, einen groben Zeitplan für die Erledigung der Aufgabe zu skizzieren.
Zuständigkeiten klären: Überlege nun, welche Rolle dir beim Erledigen der Aufgabe zukommt. Dies ist besonders wichtig, wenn die Aufgabe arbeitsteilig absolviert wird. Ermittle anschließend die benötigten Sachmittel und die personellen Ressourcen. Mach dir klar, wer letzten Endes entscheidet, ob die Aufgabe effektiv erledigt ist oder nicht.
Komplexität klären: Versuche zudem, bereits in der Planungsphase so effizient wie möglich vorzugehen. Prüfe, ob bereits vergleichbare Aufgaben absolviert wurden und insbesondere ob aufgetretene Probleme aus der Vergangenheit bekannt sind. Beschreibe abschließend für dich selbst so genau wie möglich, wie das Endergebnis nach Erledigen der Aufgabe aussehen soll und bis wann die Aufgabe definitiv erledigt sein muss.
Praxisbeispiel
Aufgabe klären
Hanna Schwarz vergegenwärtigt zunächst nochmals, was von ihr eigentlich genau erwartet wird. Das jährliche Schulfest ist zu organisieren, hierbei ist sowohl an die entsprechende Verpflegung durch den Quartierverein zu denken als auch an das Rahmenprogramm, in das die Schulklassen eingebunden werden müssen. Sie wird im November mit der Organisation betraut, das Schulfest findet traditionell nach Pfingsten statt.
Was: Schulfest organisieren
Bis wann: Bis in 5 Monaten
Durch wen: Hanna Schwarz, die Schulklassen, der Quartierverein
Ihre Kollegin Laura Klein könnte im Zweifel einspringen, Hanna Schwarz möchte jedoch die Herausforderung annehmen und in den Lead der Organisation gehen, auch um sich innerhalb der Schule und des Quartiers besser zu vernetzen.
Umfang klären
Hanna Schwarz profitiert hinsichtlich der Organisation von ihrer langjährigen Erfahrung Mitglied im Turnverein, sie hat bei diversen Durchführungen von Turnfesten bereits die Organisation unterstützt. Hanna weiss jedoch sicher, dass sie nicht mehr als 4 Stunden in der Woche für die Organisation des Schulfests einsetzen können wird und dass dies zu knapp dimensioniert ist, um das Fest zu organisieren. Ihr fehlen also Ressourcen. Ihr erster grober Zeitplan sieht wie folgt aus: Dezember: Team aus Lehrerkolleg*innen zusammenstellen, Quartierverein informieren
Januar: Schulhalle und Aula reservieren
Februar: Klassen über vorzubereitende Beiträge informieren
März: Einladungen an Eltern versenden
April: Tische und Bänke organisieren, finale Abstimmungen mit Klassen und Quartierverein durchführen
Mai: Schulveranstaltung durchführen
Zuständigkeit klären
Während Hanna Schwarz die Gesamtkoordination übernimmt, konnte sie ihre Kollegin Laura Klein für die Organisation der Festverpflegung mit dem Quartierverein gewinnen. Ihr Kollege Mario Müller übernimmt die Abstimmung der einzelnen Klassenbeiträge. Neben der Unterstützung aus ihrem Team veranschlagt Hanna Schwarz CHF 3'000 für die Miete von Sitzgarnituren, der Miete von 2 Kühlschränken und 2 Grills, sowie der Musikanlage. Ihre Ansprechpartnerin hinsichtlich der Erledigung der Aufgabe ist ihre Rektorin.
Komplexität klären
Das Schulfest wird in vergleichbarem Umfang bereits seit 10 Jahren durchgeführt. Aus einem Telefonat mit dem erkrankten eigentlichen Organisator erfährt Hanna, dass letztes Mal 2 Probleme aufgetreten sind: Es wurden zu wenig Getränke bestellt und es gab Probleme mit der Stromversorgung der Küchengeräte
Nach Rücksprache mit ihrer Rektorin hat Hanna nochmals das Zielbild der Schulveranstaltung geschärft: Sie weiss nun, dass der Fokus klar auf den Beiträgen der Klasse liegen soll und eine einfache Verköstigung völlig ausreicht. Sie ist sich nun zudem im Klaren darüber, dass sie mit Nacharbeiten mindestens 2 Wochen über das eigentliche Schulfest mit der Aufgabe betraut sein wird.
Als Faustregel für ein erfolgreiches und insbesondere effizientes Durchführen von Schulveranstaltungen gilt, so viel wie möglich vorab zu planen und vorzubereiten. Im Idealfall laufen die Vorbereitung und die Durchführung des Schulfests wie nach Drehbuch ab. Natürlich werden sich auch so nicht alle Unwägbarkeiten und Probleme vorab aus dem Weg räumen lassen, wenn alles andere bereits organisiert ist, ist es jedoch wesentlich einfacher, sich diesen Unwägbarkeiten zu widmen, da der Löwenanteil der Organisation bereits aufgegleist ist.
preduck-Flowchart und Workbook als Werkzeuge zur fokussierten Organisation
preduck stellt für die Organisation von Schulveranstaltungen 2 Werkzeuge kostenlos zur Verfügung:
Der Flowchart führt strukturiert durch die jeweiligen Fragestellungen und hilft, den roten Faden in der Organisation nicht zu verlieren. Das Workbook vertieft die Inhalte des Flowcharts und bietet neben praktischen Beispielen Vorlagen und Ausfüllhilfen, um alle organisatorischen Aspekte und Facetten an einem Ort zu haben. Flowchart und Workbook sind hier kostenlos verfügbar.
Für weitere Fragen kontaktiere uns gerne direkt per Email. Wir freuen uns darauf, Euch zu unterstützen!