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Organisation von internationalen Austauschprogrammen

Die Organisation von Schulveranstaltungen wie Exkursionen, Projekttagen oder Schulfeiern kann im hektischen Schulalltag eine echte Herausforderung darstellen. In diesem Artikel zeigen wir, wie unser Flowchart und unser Workbook dabei helfen, diese Aufgaben strukturiert zu bewältigen. Weitere Praxisbeispiele findet ihr hier. Den Übersichtsartikel findet ihr hier.


Internationale Austauschprogramme bieten Schüler*innen bereichernde Erfahrungen, die über die schulische Bildung hinausgehen: Sie tauchen in fremde Kulturen ein, erleben den Alltag in einer neuen Umgebung und lernen die Sitten und Bräuche des Gastlandes kennen. Dies fördert das Verständnis für andere Kulturen und erweitert soziale und kulturelle Kompetenzen, was in einer globalisierten Welt wertvoll ist. Zudem verbessern sie ihre Fremdsprachenkenntnisse und entwickeln sich persönlich weiter, indem sie unabhängiger, selbstbewusster und reifer werden.


Für Schulen bringen Austauschprogramme Prestige. Allerdings ist ihre Organisation aufwendig: Zunächst müssen die Finanzierung und mögliche Sponsoren geklärt werden. Auch die Logistik ist anspruchsvoll: Partnerorganisationen auswählen, Reisepläne abstimmen, Unterkünfte und Transport organisieren, ein klares Programm und Zeitplan entwickeln, Sicherheit und Gesundheit der Teilnehmer sicherstellen, Visa-Anträge managen und kontinuierlich kommunizieren und betreuen. Zudem ist der bürokratische Aufwand hoch: Teilnehmerinformationen dokumentieren, Genehmigungen einholen, Versicherungen verwalten, Finanzen überwachen und Berichte erstellen. Die Einhaltung rechtlicher Anforderungen wie Datenschutz und Sicherheitsstandards ist ebenfalls wichtig. Eine gründliche Planung ist daher unerlässlich.


 

Praxisbeispiel

Peter Schäfer ist Klassenlehrer an einer gymnasialen Oberstufe, seine Schwerpunktfächer sind Erdkunde, Geschichte und Politik. Er ist an der Schule sehr engagiert. Durch seine Lehrtätigkeit und das zusätzliche Anbieten von zwei Arbeitsgruppen ist er bereits gut ausgelastet.

Aufgrund seiner offenen Art und der passenden Fächerkombination wurde Peter angefragt, das internationale Austauschprogramm der Schule mit der Partnerschule in Istanbul wieder aufzunehmen und anzuschieben, dies ist nach dem Abgang von Wissensträgern in den Schulen zum Erliegen gekommen und es findet sich niemand, der sich der Organisation proaktiv annimmt.  In einem ersten Gespräch haben sich insbesondere hinsichtlich seiner Ressourcenverfügbarkeit Zweifel bei Peter ergeben, ob er dieser Aufgabe – neben seinen eigentlichen Tätigkeiten – gerecht werden kann.

 


Wesentliche Punkte für eine effiziente Organisation zum Aufbau von internationalen Austauschprogrammen

Das Team von preduck hat folgende zentrale Elemente identifiziert, die für den effektiven und effizienten Aufbau internationalen Austauschprogramms wesentlich sind und diese auf einem Flowchart dargestellt. Zudem stellt es ein Workbook zur Verfügung, mit dem die Punkte weiter vertieft werden können:

Aufgabe klären

Kläre zunächst, was bis wann durch wen erledigt werden muss. Prüfe zudem, wer die Aufgabe noch erledigen könnte, solltest du selbst in Zeitnot kommen. Trau dich, dir selbst die Frage zu stellen, ob du neben dem ganzen Aufwand auch einen Vorteil aus der Übernahme der Aufgabe ziehen kannst.

Umfang klären

Zuständigkeiten klären

Komplexität klären

 

Praxisbeispiel








Aufgabe klären

Peter Schäfer klärt zunächst für sich nochmals die Aufgabe: Die vollumfängliche Organisation des internationalen Austauschprogramms mit der Partnerschule in Istanbul.


Umfang klären

Nach der Konsultation der Unterlagen zu vergangenen Austauschprogrammen kalkuliert Peter mit folgenden Aufwänden:

  • Logistik und Organisation

    • Durchlaufzeit: 6 bis 12 Monate

    • Aufwand: 200 bis 400 Stunden Dies beinhaltet die Auswahl von Partnerorganisationen, die Erstellung eines detaillierten Programmplans, die Koordination von Reise- und Unterkunftsdetails, die Organisation von Visa und Gesundheitsprüfungen sowie die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.


  • Finanzielle Ressourcen beschaffen

    • Durchlaufzeit: 3 bis 6 Monate

    • Aufwand: 100 bis 200 Stunden Dies umfasst die Erstellung eines Budgets, die Identifizierung von Finanzierungsmöglichkeiten, die Beantragung von Zuschüssen oder Stipendien, das Fundraising und die Sicherstellung der finanziellen Mittel.


  • Verwaltung und Bürokratie

    • Durchlaufzeit: 2 bis 4 Monate

    • Aufwand: 50 bis 100 Stunden Dies beinhaltet die Dokumentation von Teilnehmerinformationen, die Kommunikation mit Eltern und Teilnehmern, die Verwaltung von Versicherungen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Erstellung von Berichten.

Für Peter ist klar, dass dieser Aufwand sein verfügbares Zeitbudget bei weitem sprengt.


Zuständigkeiten klären

Folgende Rollen sieht Peter vor:

  • Schulleitung: Gesamtverantwortung für die Organisation

  • Peter Schäfer: Umsetzungsverantwortlicher

  • Schulleitung der Austausch-Schule in Istanbul: Koordinationsstelle Partnerschule

  • Elternbeirat: Feedback-Gremium für Detailfragen zum Programm

Komplexität klären

Im Austausch mit diversen Kolleg*innen und dem Ansprechpartner der Partnerschule wird Peter bewusst, dass wesentliche Voraussetzungen für das Partnerprogramm nicht gegeben sind. Die Schule gibt keine klare Zielsetzung für das Partnerprogramm vor: Die Verbesserung der Fremdsprachenkenntnisse, die Entwicklung der interkulturellen Kompetenzen sowie die Erlangung neuer akademische Perspektiven sind Schlagworte ohne dahinterliegende Ideen, wie diese umgesetzt werden könnten. Zudem erfährt Peter, dass es an der Partnerschule in Istanbul zur Zeit weder eine konkrete Ansprechperson gibt noch Vorstellungen dazu, wie Unterkunft und Betreuung geregelt sein sollen. Zu denken gibt ihm auch, dass sich die Schulleitung explizit gegen externe Sponsoren oder die Subventionierung des Austauschs durch die Schule selbst ausspricht und die Finanzierung allein bei den Eltern sieht. Entsprechend könnten nur privilegierte Schüler*innen das Programm überhaupt in Anspruch nehmen.


Ablehnung der Aufgabe

Für Peter ist nach der intensiven Klärung von Aufgabe, Umfang, Zuständigkeit und Komplexität klar, dass die Organisation des internationalen Austauschprogramms durch ihn nicht angemessen realisiert werden kann. Er stellt die Gründe hierfür schriftlich zusammen und stellt diese vor einem Gespräch mit seiner Vorgesetzten zur Verfügung. Schlussendlich lehnt Peter die Aufgabe, das Partnerprogramm zu organisieren, ab.


 

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Zusammenarbeit ist es, auch Aufgaben begründet abzulehnen. Dies macht insbesondere dann Sinn, wenn folgende Punkte gegeben sind:

  1. Zeitmanagement: Jeder hat begrenzte Zeit und Ressourcen. Das Akzeptieren einer Aufgabe, die man nicht bewältigen kann oder will, kann dazu führen, dass man seine Zeit ineffektiv einsetzt und von anderen wichtigen Aufgaben abgehalten wird. Das Ablehnen solcher Aufgaben ermöglicht es, die verfügbare Zeit und Energie auf diejenigen Aktivitäten zu konzentrieren, die Priorität haben und den eigenen Zielen dienen.

  2. Qualität und Effizienz: Wenn man eine Aufgabe akzeptiert, die man nicht gut beherrscht oder nicht gerne macht, besteht die Gefahr, dass die Qualität der Arbeit darunter leidet. Das kann zu Frustration führen und möglicherweise mehr Zeit und Mühe erfordern, um die Aufgabe zu erledigen. Durch das Ablehnen solcher Aufgaben kann man sicherstellen, dass die Arbeit, die man übernimmt, effizient und qualitativ hochwertig erledigt wird.

  3. Selbstwertschätzung: Es ist wichtig, die eigenen Fähigkeiten und Grenzen anzuerkennen. Das Ablehnen einer Aufgabe, die außerhalb des eigenen Kompetenzbereichs liegt oder nicht den eigenen Interessen entspricht, ist ein Akt der Selbstachtung. Es zeigt, dass man sich seiner eigenen Stärken und Schwächen bewusst ist und sich nicht überfordern möchte.

  4. Klare Kommunikation: Wenn man eine Aufgabe ablehnt, die man nicht durchführen kann oder will, ist dies eine ehrliche und transparente Kommunikation. Es ermöglicht es anderen, realistische Erwartungen zu haben und gegebenenfalls nach Alternativen zu suchen, anstatt auf unerfüllbaren Anforderungen zu bestehen.


Auch Nein-Sagen will gelernt sein und stellt eine genauso wichtige Kompetenz da, wie die Übernahme und erfolgreiche Umsetzung einer Aufgabe.


preduck-Flowchart und Workbook als Werkzeuge zur fokussierten Organisation

preduck stellt für die für den Entscheidprozess für die Übernahme von Aufgaben 2 Werkzeuge kostenlos zur Verfügung:

Der Flowchart führt strukturiert durch die jeweiligen Fragestellungen und hilft, den roten Faden in der Organisation nicht zu verlieren. Das Workbook vertieft die Inhalte des Flowcharts und bietet neben praktischen Beispielen Vorlagen und Ausfüllhilfen, um alle organisatorischen Aspekte und Facetten an einem Ort zu haben. Flowchart und Workbook sind hier kostenlos verfügbar. Unser ChatGPT-Assistent kann dich bei konkreten Aufgaben unterstützen.

Für weitere Fragen kontaktiere uns gerne direkt per Email. Wir freuen uns darauf, Euch zu unterstützen!

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Lade Dir hier kostenlos das Flowchart sowie das zugehörige Workbook herunter!

Flowchart

Gehe die Pfade entlang, um zielgerichtet zur passenden Checkliste aus dem Workbook zu gelangen.

Workbook

Das Workbook bietet neben den Checklisten auch eine konkrete Reflexionsmöglichkeit bzgl. der übertragenen Aufgabe zum Ausfüllen.

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