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Exkursionen mit Schulklassen

Die Organisation von Schulveranstaltungen wie Exkursionen, Projekttagen oder Schulfeiern kann im hektischen Schulalltag eine echte Herausforderung darstellen. In diesem Artikel zeigen wir, wie unser Flowchart und unser Workbook dabei helfen, diese Aufgaben strukturiert zu bewältigen. Weitere Praxisbeispiele findet ihr hier. Den Übersichtsartikel findet ihr hier.


Exkursionen sind prägende Erlebnisse für Schülerinnen und Schüler: Sie bieten einen Ausbruch aus der gewohnten Schulroutine und ermöglichen es, vertieft in Natur und Kultur einzutauchen. Die Erfahrungen während solcher Exkursionen bleiben für die Schüler*innen oft noch Jahre später in positiver Erinnerung. Für Lehrkräfte hingegen bedeutet die Organisation von Exkursionen einen erheblichen Mehraufwand neben dem ohnehin anspruchsvollen Unterrichtsalltag.

Dabei sind drei Aspekte besonders wichtig:

Planung und Organisation

Neben der Zeitplanung und Logistik der Exkursion (wer/was/wo/wann/durch wen) erfordert besonders das Abklären und Einholen diverser Genehmigungen und Zustimmungen viel Zeit. Zudem muss die Veranstaltung kosteneffizient durchgeführt werden, damit die Ausgaben für Schule und Eltern im Rahmen bleiben.


Sicherheit und Aufsicht

Ein wesentlicher Aspekt der Planung ist die Sicherheit: Es gilt zu klären, wie es um die Sicherheit der Teilnehmenden steht und ob besondere Versicherungs- und Haftungsfragen zu beachten sind. Zudem müssen Kolleg*innen und/oder Eltern als Aufsichtspersonen eingebunden werden, da eine Exkursion in der Regel nicht nur durch eine einzige Lehrkraft beaufsichtigt werden kann.


Kommunikation und pädagogischer Wert

Die Kommunikation mit Eltern und Schüler*innen sollte mehrere Wochen oder gar Monate vor der Exkursion beginnen. Je mehr die Exkursion den normalen Rahmen eines Schultages übersteigt und möglicherweise eine Übernachtung beinhaltet, desto mehr Vorlaufzeit ist nötig. Auch das pädagogische Ziel der Exkursion und deren Integration in den Schulalltag sollten allen Beteiligten klar sein und sowohl den Eltern als auch den Schüler*innen kommuniziert werden.



Der zeitliche Aufwand für die Organisation einer Exkursion kann für Lehrkräfte schnell 50 Stunden übersteigen: 30 Stunden für Vorbereitung und Planung (je nach Komplexität der Exkursion, dem Reiseziel, den erforderlichen Genehmigungen und der Verfügbarkeit von Transport und Eintrittskarten), 10 Stunden für Kommunikation und Organisation (abhängig von der Anzahl der Teilnehmenden und den individuellen Anforderungen) und weitere 10 Stunden für die Vor-Ort-Vorbereitung und Durchführung am Tag der Exkursion selbst.


 

Praxisbeispiel

Melanie Fischer ist Klassenlehrerin einer 4. Grundschulklasse. Im Rahmen des Fachs Sachunterricht beschäftigt sie sich mit ihrer Klasse mit dem Thema „Lerntour Frösche“. Da sie im Schulort den Vorstand des Vereins zur Erhaltung der lokalen Amphibienbestände kennt, plant sie eine Exkursion während der diesjährigen Froschwanderung. Die Exkursion ist auf einen Schultag beschränkt. Für Melanie ist es der erste größere Ausflug als Lehrerin mit einer Schulklasse. Da die Froschwanderung an der Bundesstraße im Nachbarort stattfindet, ist die Exkursion mit einer Busfahrt verbunden, was für einige Schüler*innen die erste Fahrt mit dem Öffentlichen Nahverkehr im Rahmen der Schule darstellt. Melanie ist bereits sehr gut ausgelastet mit der Leitung der Klasse und den alltäglichen Aufgaben und überlegt daher, wie sie die Exkursion so effizient wie möglich organisieren kann.

 


Wesentliche Punkte für eine effiziente Organisation der Akkreditierung von Studiengängen

Das Team von preduck hat folgende zentrale Elemente identifiziert, die für die effektive und effiziente Organisation der Akkreditierung von Studiengängen wesentlich sind und diese auf einem Flowchart dargestellt. Zudem stellt es ein Workbook zur Verfügung, mit dem die Punkte weiter vertieft werden können:

Aufgabe klären

Kläre zunächst, was bis wann durch wen erledigt werden muss. Prüfe zudem, wer die Aufgabe noch erledigen könnte, solltest du selbst in Zeitnot kommen. Trau dich, dir selbst die Frage zu stellen, ob du neben dem ganzen Aufwand auch einen Vorteil aus der Übernahme der Aufgabe ziehen kannst.

Umfang klären

Zuständigkeiten klären

Komplexität klären

 

Praxisbeispiel




Aufgabe klären

Melanie Fischer macht sich zunächst klar, was genau ihre Aufgabe bei der Organisation der Exkursion ist. Es sind alle Aspekte der Exkursion von der Vorbereitung und Planung über die Kommunikation und Organisation bis hin zur Vor-Ort-Vorbereitung und Durchführung zu planen und vorzubereiten.


Umfang klären

Nach einer ersten Aufstellung geht Melanie von einem Gesamtaufwand von 50 Stunden aus, die sich in 30 Stunden Vorbereitung, 10 Stunden Kommunikation und Organisation und 10 Stunden Vor-Ort-Vorbereitung und Durchführung aufteilen. Ihr erster grober Zeitplan für die Durchlaufzeit sieht folgendermaßen aus:

  • Vorbereitung (ca. 2 Monate)

    • Kontaktaufnahme mit dem Vorstand des Vereins zur Erhaltung der lokalen Amphibienbestände zur Terminfindung

    • Kontaktaufnahme mit dem BUND für die Durchführung des Workshops „Amphibien – im Reich des Froschkönigs“

    • Abstimmung des Unterrichtsablaufs im Sachunterricht und Vorbereitung der Exkursion

  • Kommunikation und Organisation (ca. 2 Monate):

    • Fixierung des Termins mit dem Verein zur Erhaltung der lokalen Amphibienbestände und dem BUND

    • Aufsetzen der Einladung für Schüler*innen und Eltern

    • Vorbereitung des Tagesordnungspunkts für den nächsten Elternabend

    • Koordination der Sonderfahrt mit dem lokalen Busunternehmen

  • Vor-Ort-Vorbereitung und Durchführung (ca. 1 Woche):

    • Begehung des Ortes der Froschwanderung

    • Prüfen des Wetterberichts und Kommunikation der Kleidungsempfehlungen an die Schüler*innen

    • Vorbereitungsauftrag an die Schüler*innen für die Exkursion

    • Vereinbarung von Treffpunkt und Start-Zeitpunkt mit dem BUND

    • Organisation eines Präsents für den Vorstand des Vereins zur Erhaltung der lokalen Amphibienbestände

    • Anreise und Durchführung der Exkursion


Zuständigkeiten klären

Melanie übernimmt die Koordination und inhaltliche Vorbereitung der Exkursion. Das Angebot selbst wird jedoch vom BUND durchgeführt, und die Programminhalte sind ebenfalls vom BUND vorgegeben. Am Tag der Exkursion wird Melanie von einer Praktikantin und einer Mutter einer Schülerin unterstützt. Für den dreistündigen Workshop des BUND fallen 150 € inklusive Unterrichtsmaterial an, und der Sondertransport des lokalen Busunternehmens (Hin- und Rückfahrt) kostet ebenfalls 150 €. 50% der Kosten werden durch einen Beitrag der Schule und eine Sonderförderung finanziert, die restlichen 50% tragen die Kinder selbst (6 € pro Kind bei einer Klassengröße von 25 Kindern).


Komplexität klären

Besonders komplex ist für Melanie die Koordination des Unterrichtsplans, anderer Schulveranstaltungen sowie der beiden externen Partner, dem Verein zur Erhaltung der lokalen Amphibienbestände und dem BUND. Melanie informiert daher alle Beteiligten schriftlich und telefonisch über den angedachten Zeitplan und die zu erwartenden Kosten. Sowohl ihre Vorgesetzten als auch die externen Partner geben ihr grünes Licht.


 

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche und effiziente Organisation einer Exkursion im Schulumfeld ist es, so viel wie möglich vorab zu planen und vorzubereiten. Im Idealfall laufen Vorbereitung und Durchführung wie nach Drehbuch ab. Natürlich lassen sich auch so nicht alle Unwägbarkeiten und Probleme im Vorfeld aus dem Weg räumen, aber wenn alles andere bereits organisiert ist, ist es wesentlich einfacher, sich diesen Unwägbarkeiten zu widmen.


preduck-Flowchart und Workbook als Werkzeuge zur fokussierten Organisation

preduck stellt für die Organisation von Schulveranstaltungen 2 Werkzeuge kostenlos zur Verfügung:

Der Flowchart führt strukturiert durch die jeweiligen Fragestellungen und hilft, den roten Faden in der Organisation nicht zu verlieren. Das Workbook vertieft die Inhalte des Flowcharts und bietet neben praktischen Beispielen Vorlagen und Ausfüllhilfen, um alle organisatorischen Aspekte und Facetten an einem Ort zu haben. Flowchart und Workbook sind hier kostenlos verfügbar. Unser ChatGPT-Assistent kann dich bei konkreten Aufgaben unterstützen.

Für weitere Fragen kontaktiere uns gerne direkt per Email. Wir freuen uns darauf, Euch zu unterstützen!

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Tools

Lade Dir hier kostenlos das Flowchart sowie das zugehörige Workbook herunter!

Flowchart

Gehe die Pfade entlang, um zielgerichtet zur passenden Checkliste aus dem Workbook zu gelangen.

Workbook

Das Workbook bietet neben den Checklisten auch eine konkrete Reflexionsmöglichkeit bzgl. der übertragenen Aufgabe zum Ausfüllen.

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