Die Organisation von von „Nebenbei“-Projekten im Hochschulalltag kann eine echte Herausforderung darstellen. In diesem Artikel zeigen wir, wie unser Flowchart und unser Workbook dabei helfen, diese Aufgaben strukturiert zu bewältigen. Weitere Praxisbeispiele findet ihr hier. Den Übersichtsartikel findet ihr hier.
In der akademischen Welt und im Bildungsbereich spielt der Aufbau eines starken Netzwerks eine zentrale Rolle für die Karriereentwicklung, besonders für Nachwuchswissenschaftler*innen. Der Konkurrenzdruck ist hoch: Viele kämpfen um wenige begehrte Positionen, während sie gleichzeitig ihre anspruchsvolle Forschungsarbeit bewältigen müssen. Mentoring kann hier eine unterstützende Funktion einnehmen.
Erfahrene Wissenschaftler*innen können als Mentor*innen wertvolle Kontakte vermitteln und als Sparringspartner auf dem Karriereweg fungieren. Sie bieten Perspektiven, die über die Betreuung durch Promotionsberater*innen hinausgehen. Für die Mentees bedeutet dies eine Erweiterung ihrer Möglichkeiten und eine Begleitung, die über die üblichen Strukturen hinausgeht.
Doch auch Mentor*innen profitieren von der Beziehung: Sie vertiefen ihre eigenen Fähigkeiten, indem sie ihr Wissen reflektieren und weitergeben. Die frischen Perspektiven der Mentees können neue Ideen und Ansätze mit sich bringen, die den Mentor*innen helfen, ihre Denkmuster zu hinterfragen und kreative Lösungen zu finden. Darüber hinaus kann das Gefühl der Erfüllung, das aus der Unterstützung und Entwicklung anderer resultiert, für Mentor*innen sehr bereichernd sein.
Praxisbeispiel
Chloe ist im Gleichstellungsrat und Mitarbeiterin im Corporate Development einer Fachhochschule mit technischer Ausrichtung. Die hohe Studienabbruchquote von Studentinnen besorgen die Hochschule. Der Rektor der Hochschule bittet Chloe um ein Konzept, diesem Abbruch, der nicht aufgrund von Studienleistungen zurückzuführen sei, entgegenzuwirken. Sie schlägt der Hochschule ein spezifisches Mentoringprogramm in Kooperation mit anderen Fachhochschulen vor, damit diese Gruppe gezielt gefördert werden kann. Die Hochschule nimmt den Vorschlag gerne an und beauftragt Chloe, ein entsprechendes Mentoring-Programm aufzubauen.
Wesentliche Punkte auf dem Weg zum Aufbau eines Mentoring-Programms
Das Team von preduck hat folgende zentrale Elemente identifiziert, die für den effektiven und effizienten Aufbau eines Mentoring-Programms für Studentinnen in Hochschulen wesentlich sind und diese auf einem Flowchart dargestellt. Zudem stellt es ein Workbook zur Verfügung, mit dem die Punkte weiter vertieft werden können:
Aufgabe klären
Kläre zunächst, was bis wann durch wen erledigt werden muss. Prüfe zudem, wer die Aufgabe noch erledigen könnte, solltest du selbst in Zeitnot kommen. Trau dich, dir selbst die Frage zu stellen, ob du neben dem ganzen Aufwand auch einen Vorteil aus der Übernahme der Aufgabe ziehen kannst.
Umfang klären
Zuständigkeiten klären
Komplexität klären
Praxisbeispiel
Aufgabe klären
Chloe klärt zunächst für sich nochmals die Aufgabe: Die Konzeption, das Aufgleisen und das fortlaufende Begleiten eines Mentoring-Programms für Studentinnen an der Fachhochschule.
Umfang klären
Nach der Besprechung mit ihrem erfahrenden Kollegen Peter kalkuliert Chloe mit folgenden Aufwänden:
Planung
Durchlaufzeit: 2 Monate
Aufwand in Stunden: 40 Stunden
Dies beinhaltet die Definition der Ziele und Erwartungen des Mentoring-Programms, die Identifikation potenzieller Mentor*innen und Mentees, die Entwicklung von Richtlinien und Programminhalten sowie die Festlegung von Kriterien für die Auswahl der Teilnehmer.
Rekrutierung- und Auswahl
Durchlaufzeit: 3 Monate
Aufwand in Stunden: 60 Stunden
Dies umfasst die Durchführung des Bewerbungsprozesses für Mentor*innen und Mentees, die Auswahl der Teilnehmenden entsprechend der Kriterien sowie das das Bilden von passenden Paaren basierend auf Interessen und Zielen.
Implementierung
Durchlaufzeit: 12 Monate
Aufwand in Stunden: 100 bis 150 Stunden
Dies beinhaltet die Organisation des Kick-Offs, die Planung regelmässiger Treffen zwischen Mentor*innen und Mentees, die Überwachung des Fortschritts und die Lösung von Problemen.
Feedback und Anpassung
Durchlaufzeit: 2 Monate
Aufwand in Stunden: 40 Stunden
Dies beinhaltet das Sammeln von Feedback von Mentor*innen und Mentees, das Auswerten der Programmergebnisse sowie die Anpassungen des Programms basierend auf dem Feedback und den Ergebnissen.
Abschluss
Durchlaufzeit: 1 Monat
Aufwand in Stunden: 20 Stunden
Dies beinhaltet die Organisation der Abschlussveranstaltung, die Evaluation des Gesamtprogramms und die Erstellung des Abschlussberichtes mit Empfehlungen für zukünftige Programme.
Insgesamt rechnet Chloe also mit einem Aufwand von 260 bis 290 Stunden über einen Zeitraum von etwa 20 Monaten.
Zuständigkeiten klären
Chloe plant folgende Verantwortlichkeiten:
Leitung Corporate Development: Gesamtverantwortung für das Mentoringprogramm
Chloe: Umsetzungsverantwortliche
Komplexität klären
Im Austausch mit Peter Müller erkennt Chloe, dass der zeitliche Aufwand entscheidend ist. Die Rollen von Mentor*in und Mentee müssen klar definiert sein, und das Programm muss so engmaschig betreut werden, dass Probleme sofort erkannt und behoben werden können. So entsteht eine nachhaltige und vertrauensvolle Beziehung.
Nach intensiver Überlegung stellt Chloe fest, dass sie die notwendige Zeit nicht aufbringen kann, um das Mentoring-Programm gewissenhaft zu betreuen. Peter hat jedoch Erfahrung im Aufbau und der Betreuung von ähnlichen Programmen in der Privatwirtschaft und ist derzeit nicht voll ausgelastet. Da er und sein Vorgesetzter sich vorstellen können, dass Peter die Rolle als Umsetzungsverantwortlicher übernimmt, übergibt Chloe ihm diese Aufgabe gerne und bleibt als Expertin beteiligt.
Eine wichtige Fähigkeit in der Zusammenarbeit ist das Delegieren von Aufgaben an die geeignetsten Personen. Das ergibt besonders dann Sinn, wenn die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
Zeitmanagement: Jeder hat begrenzte Zeit und Ressourcen. Das Akzeptieren einer Aufgabe, die man nicht bewältigen kann oder will, kann dazu führen, dass man seine Zeit ineffektiv einsetzt und von anderen wichtigen Aufgaben abgehalten wird. Das Ablehnen solcher Aufgaben ermöglicht es, die verfügbare Zeit und Energie auf diejenigen Aktivitäten zu konzentrieren, die Priorität haben und den eigenen Zielen dienen.
Qualität und Effizienz: Wenn man eine Aufgabe akzeptiert, die man nicht gut beherrscht oder nicht gerne macht, besteht die Gefahr, dass die Qualität der Arbeit darunter leidet. Das kann zu Frustration führen und möglicherweise mehr Zeit und Mühe erfordern, um die Aufgabe zu erledigen. Durch das Ablehnen solcher Aufgaben kann man sicherstellen, dass die Arbeit, die man übernimmt, effizient und qualitativ hochwertig erledigt wird.
Selbstwertschätzung: Es ist wichtig, die eigenen Fähigkeiten und Grenzen anzuerkennen. Das Ablehnen einer Aufgabe, die außerhalb des eigenen Kompetenzbereichs liegt oder nicht den eigenen Interessen entspricht, ist ein Akt der Selbstachtung. Es zeigt, dass man sich seiner eigenen Stärken und Schwächen bewusst ist und sich nicht überfordern möchte.
Klare Kommunikation: Aufgaben abzulehnen, die man nicht durchführen kann oder will, stellt eine ehrliche und transparente Kommunikation dar. Es ermöglicht es anderen, realistische Erwartungen zu haben und gegebenenfalls nach Alternativen zu suchen, anstatt auf unerfüllbaren Anforderungen zu bestehen.
Das Delegieren von Aufgaben stellt eine ebenso wichtige Kompetenz da, wie die Übernahme und erfolgreiche Umsetzung einer Aufgabe. Indem man Aufgaben an jene delegiert, die besser geeignet sind, kann man insgesamt bessere Ergebnisse erzielen und Ressourcen effizienter nutzen.
preduck-Flowchart und Workbook als Werkzeuge zur fokussierten Organisation
preduck stellt für das Ablehnen von Aufgaben 2 Werkzeuge kostenlos zur Verfügung:
Der Flowchart führt strukturiert durch die jeweiligen Fragestellungen und hilft, den roten Faden in der Planung nicht zu verlieren. Das Workbook vertieft die Inhalte des Flowcharts und bietet neben praktischen Beispielen Vorlagen und Ausfüllhilfen, um alle organisatorischen Aspekte und Facetten an einem Ort zu haben. Flowchart und Workbook sind hier kostenlos verfügbar. Unser ChatGPT-Assistent kann dich bei konkreten Aufgaben unterstützen.
Für weitere Fragen kontaktiere uns gerne direkt per Email. Wir freuen uns darauf, Euch zu unterstützen!
Workbook & Flowchart © 2023 by preduck is licensed under CC BY-NC-SA 4.0
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