Die Organisation von Schulveranstaltungen wie Exkursionen, Projekttagen oder Schulfeiern kann im hektischen Schulalltag eine echte Herausforderung darstellen. In diesem Artikel zeigen wir, wie unser Flowchart und unser Workbook dabei helfen, diese Aufgaben strukturiert zu bewältigen. Weitere Praxisbeispiele findet ihr hier.
Ein Klassiker für administrative Aufgaben im Schulalltag ist die Organisation von Schulveranstaltungen. Im besten Fall beschränkt sich dies auf einen Klassenbeitrag zur Schulveranstaltung und lässt sich sinnvoll in den Unterrichtsplan integrieren, im schlimmsten Fall muss jedoch die komplette Organisation der Schulveranstaltung übernommen werden.
Solche Projekte erfordern sorgfältige Planung und Koordination. Lehrkräfte sind oft schon durch ihre regulären Aufgaben stark beansprucht, sodass zusätzliche Verpflichtungen wie die Organisation eines Schulfestes eine erhebliche Belastung darstellen können – zumal diese sich nicht ohne weiteres nebenher organisieren lassen. Ein strukturiertes Vorgehen kann helfen, eine mögliche Überforderung abzumildern.
Lehren statt Verwalten: Ein Plädoyer für die Kernaufgabe von Lehrkräften
Lehrerkräfte möchten ihre Energie darauf konzentrieren, Wissen zu vermitteln und die Entwicklung ihrer Schüler*innen zu fördern. Administrative Aufgaben wie die Organisation von Schulveranstaltungen ziehen jedoch oft Energie und Zeit von der eigentlichen Kernaufgabe ab. Hier setzt unser Workbook an, das speziell entwickelt wurde, um Personen aus dem Bildungsbereich bei der Bewältigung von zusätzlichen Aufgaben möglichst ressourcenschonend zu unterstützen.
Praxisbeispiel
Maria ist vor 2 Jahren ihre Stelle als Grundschullehrerin in einer 80%-Stelle angetreten. Neben ihrer Hauptaufgabe als Klassenlehrerin ist sie zudem mit der Materialverwaltung der Schule und der Pausenaufsicht betraut. Mit ihren Aufgaben ist sie im Berufsalltag gut ausgelastet. Weil der langjährige Organisator des alljährlichen Schulfests nun im Ruhestand ist, erhält Hanna die Aufgabe, das diesjährige Schulfest zu organisieren. Es soll eine ganztägige Veranstaltung werden mit Beiträgen aller Schulklassen und kulinarischer Verpflegung durch den Quartierverein.
In ihrem ersten Jahr hat Maria das Fest krankheitsbedingt verpasst und kennt den Ablauf entsprechend nur vom Hörensagen. Da es die Schulleitung gewöhnt ist, den «Auftrag» zum Schulfest ohne viele Details an den bisherigen Organisator zu übergeben, erhält auch Hanna nur rudimentäre Informationen. Mit dem näherrückenden Termin wird Maria zusehends nervös. Sie klagt ihrer Kollegin Simone ihr Leid:
«Mir fehlt die Erfahrung mit der Organisation einer so grossen Sache, mir fehlt die Zeit und mir fehlen die genauen Informationen, was von mir eigentlich erwartet wird. Ich weiss gar nicht, wo ich anfangen soll!»
Es gibt zahlreiche Aspekte, die eine erfolgreiche Organisation eines Schulfests gefährden können: unklare Zuständigkeiten, ungenaue Zeitpläne und mangelnde Kommunikation. Dies gilt besonders dann, wenn es sich bei der Organisation um eine Nebentätigkeit handelt und nicht um die Hauptbeschäftigung der organisierenden Person. Insbesondere zu Beginn der Karriere ist eine Überlastung durch derartige Sonderaufgaben, die nicht durch jahrelange Erfahrung aufgefangen werden können, beinahe vorprogrammiert.
Methoden aus dem Projektmanagement unterstützend einbringen
Effektives Projektmanagement ist in vielen Berufen zentral, und auch in der Schule kann es den Unterschied machen. Projekte haben klare Ziele, Zeitrahmen und Ressourcenanforderungen. Lehrkräfte sollten jedoch nicht die gleichen umfangreichen Projektmanagement-Methoden erlernen müssen wie professionelle Projektmanager. Deshalb bietet preduck einfache, aber effektive Tools zur Unterstützung.
Wesentliche Punkte für eine effiziente Organisation von Schulveranstaltungen
Das Team von preduck hat folgende zentrale Elemente identifiziert, die für die effektive und effiziente Organisation von Schulveranstaltungen wesentlich sind und diese auf einem Flowchart dargestellt. Zudem stellt es ein Workbook zur Verfügung, mit dem die Punkte weiter vertieft werden können:
Aufgabe klären
Umfang klären
Zuständigkeiten klären
Komplexität klären
Praxisbeispiel
Aufgabe klären
Maria vergegenwärtigt zunächst nochmals, was von ihr eigentlich genau erwartet wird. Zum jährlichen Schulfest gehört die entsprechende Verpflegung durch den Quartierverein sowie das Rahmenprogramm, in das die Schulklassen eingebunden werden müssen. Sie wird im November mit der Organisation betraut, das Schulfest findet traditionell nach Pfingsten statt.
Was: Schulfest organisieren
Bis wann: Bis in 5 Monaten
Durch wen: Hanna Schwarz, die Schulklassen, der Quartierverein
Ihre Kollegin Lara könnte im Zweifel einspringen, Maria möchte jedoch die Herausforderung annehmen und in den Lead der Organisation gehen, auch um sich innerhalb der Schule und des Quartiers besser zu vernetzen.
Umfang klären
Maria profitiert hinsichtlich der Organisation von ihrer langjährigen Erfahrung Mitglied im Turnverein, sie hat bei diversen Durchführungen von Turnfesten bereits die Organisation unterstützt. Maria weiss jedoch sicher, dass sie nicht mehr als 4 Stunden in der Woche für die Organisation des Schulfests einsetzen können wird und dass dies zu knapp dimensioniert ist, um das Fest zu organisieren. Ihr fehlen also Ressourcen. Ihr erster grober Zeitplan sieht wie folgt aus:
Dezember: Team aus Lehrerkolleg*innen zusammenstellen, Quartierverein informieren
Januar: Schulhalle und Aula reservieren
Februar: Klassen über vorzubereitende Beiträge informieren
März: Einladungen an Eltern versenden
April: Tische und Bänke organisieren, finale Abstimmungen mit Klassen und Quartierverein durchführen
Mai: Schulveranstaltung durchführen
Zuständigkeit klären
Während Maria die Gesamtkoordination übernimmt, konnte sie ihre Kollegin Lara für die Organisation der Festverpflegung mit dem Quartierverein gewinnen. Ihr Kollege David übernimmt die Abstimmung der einzelnen Klassenbeiträge. Neben der Unterstützung aus ihrem Team veranschlagt Maria CHF 3'000 für die Miete von Sitzgarnituren, der Miete von 2 Kühlschränken und 2 Grills, sowie der Musikanlage. Ihre Ansprechpartnerin hinsichtlich der Erledigung der Aufgabe ist die Schulleitung.
Komplexität klären
Das Schulfest wird in vergleichbarem Umfang bereits seit 10 Jahren durchgeführt. Aus einem Telefonat mit bisherigen Organisator erfährt Maria, dass beim letzten Mal 2 Probleme aufgetreten sind: Es wurden zu wenig Getränke bestellt und es gab Probleme mit der Stromversorgung der Küchengeräte
Nach Rücksprache mit der Schulleitung hat Maria nochmals das Zielbild der Schulveranstaltung geschärft: Sie weiss nun, dass der Fokus auf den Beiträgen der Klassen liegen soll und eine einfache Verköstigung völlig ausreicht. Sie ist sich nun zudem im Klaren darüber, dass sie mit Nacharbeiten mindestens 2 Wochen nach dem Schulfest mit der Aufgabe beschäftigt sein wird.
Als Faustregel für ein erfolgreiches und insbesondere effizientes Durchführen von Schulveranstaltungen gilt, so viel wie möglich vorab zu planen und vorzubereiten. Im Idealfall laufen die Vorbereitung und die Durchführung des Schulfests wie nach Drehbuch ab. Natürlich werden sich auch so nicht alle Unwägbarkeiten und Probleme vorab aus dem Weg räumen lassen, wenn alles andere bereits organisiert ist, ist es jedoch wesentlich einfacher, sich diesen Unwägbarkeiten zu widmen, da der Löwenanteil der Organisation bereits aufgegleist ist.
preduck-Flowchart und Workbook als Werkzeuge zur fokussierten Organisation
preduck stellt für die Organisation von Schulveranstaltungen 2 Werkzeuge kostenlos zur Verfügung:
Der Flowchart führt strukturiert durch die jeweiligen Fragestellungen und hilft, den roten Faden in der Organisation nicht zu verlieren. Das Workbook vertieft die Inhalte des Flowcharts und bietet neben praktischen Beispielen Vorlagen und Ausfüllhilfen, um alle organisatorischen Aspekte und Facetten an einem Ort zu haben. Flowchart und Workbook sind hier kostenlos verfügbar. Unser ChatGPT-Assistent kann dich bei konkreten Aufgaben unterstützen.
Für weitere Fragen kontaktiere uns gerne direkt per Email. Wir freuen uns darauf, Euch zu unterstützen!
Workbook & Flowchart © 2023 by preduck is licensed under CC BY-NC-SA 4.0
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